Ưu điểm của tổ chức sự kiện ngoài trời là không gian thoáng đãng, dễ dàng trang trí, sức chứa khách mời lớn,... phù hợp với các sự kiện lớn. Để tạo nên một không gian tiệc sang trọng, lịch sự và thể hiện đúng tinh thần của buổi tiệc không hề đơn giản. Đặc biệt, nếu không có nhiều kinh nghiệm thì điều này càng trở nên khó khăn hơn. Dưới đây, BSG Decor đưa ra cho bạn những điểm cần lưu ý khi trang trí sự kiện ngoài trời.
Lên ý tưởng decor cho sự kiện
Trước hết
cần lên ý tưởng cho sự kiện, đây là khung sườn để bạn tạo nên một buổi tiệc hoàn
hảo và độc đáo. Bám sát với nội dung, thông điệp mà sự kiện muốn truyền tái. Đặc
biệt, nên chú ý đến khu vực sân khấu hay backdrop tạo điểm nhấn để buổi tiệc không
mờ nhạt.
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Khi lựa chọn
địa điểm tổ chức bạn cần chú ý đến nội dung sự kiện, lượng khách tham dự,diện tích
cho sự kiện cần bao nhiêu và địa điểm đó có thuận tiện để di chuyển, có bãi dữ xe
hay không,... bạn sẽ tìm được một địa điểm hợp lý cho sự kiện của mình. Ngoài ra,
bạn cũng nên lưu ý một số thủ tục hành chính nếu có, các trường hợp bắt buộc phải
xin phép hay thuê để có được sự lựa chọn hợp lý nhất.
Yếu tố thời tiết
Do được tổ
chức ngoài trời nên yếu tố thời tiết được xem xét kỹ lưỡng, để an toàn hơn hãy xem
dự báo thời tiết những ngày trước đó và ngày diễn ra sự kiện. Bạn cũng cần có kế
hoạch chuẩn bị trước trong các trường hợp thời tiết có thể xảy ra tránh ảnh hưởng
của thời tiết xấu đến sự kiện của bạn.
Tổ chức trông giữ xe
Không giống
như các sự kiện được tổ chức trong nhà, khách sạn, trung tâm hội nghị... nhà tổ
chức sẽ phải tự lo liệu bãi để xe, trông giữ xe cho khách đến tham dự. Đây cũng
là việc tương đối khó, bạn phải xác định được có bao nhiêu ngườ sẽ tham dự sự kiện.
Còn đối với những sự kiện có quy mô rộng không giới hạn về số lượng khách mời thì
bạn phải ước lượng được con số chính xác nhất, để lựa chọn địa điểm rộng, an ninh
tốt giúp cho công việc giữ xe được đảm bảo hơn.
Hệ thống âm thanh ánh sáng
Với quy mô
rộng lớn thì hệ thống âm thanh, ánh sáng cần có công suất lớn để đảm bảo có thể
lan tỏa khắp không gian diễn ra sự kiện.
Lên kế hoạch dự phòng
Với sự kiện
ngoài trời quan trọng nhất vẫn là yếu tố thời tiết được thuận lợi, không có mưa
to gió lớn. Bạn cần lên các phương án dự phòng khi gặp thời tiết xấu và đây cũng
là trách nhiệm của người tổ chức sự kiện.
Vấn đề an toàn vệ sinh thực phẩm
Một vấn đề
đặc biệt phải quan tâm khi tổ chức tiệc, hãy tham khảo và lựa chọn đơn vị cung cấp
đồ an đảm bảo an toàn, vệ sinh; nhưng đơn vị có nhiều kinh nghiệm cung cấp cho những
sự kiện ngoài trời có quy mô lớn.
Vấn đề an ninh trật tự
Những vụ xô xát, mâu thuẫn có thể xảy ra gây những hậu quả đáng tiếc khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Bởi vì nhiều sự kiện không giới hạn người tham gia, quy mô lớn nên nhà tổ chức khó quản lý. Chính vì thế lời khuyên dành cho các bạn là nên tổ chức ở những địa điểm mà tình hình an ninh tốt, cũng như huy động thêm người để đảm bảo tình hình an ninh trật tự.
0 Nhận xét